一.電子郵件的定義:

電子郵件是一種通過電子方式提供信息交換的通信方法，是互聯網上使用最廣泛的服務。通過網絡的電子郵件系統，用戶可以以非常低的價格(無論發送到哪里，只需支付網費)和非?？斓姆绞?幾秒鐘就可以發送到世界上任何指定的目的地)與世界上任何一個角落的網絡用戶聯系。

電子郵件可以是文本、圖像、聲音等多種形式。同時，用戶可以獲得大量免費新聞和專題郵件，輕松實現輕松信息搜索。電子郵件的存在極大地方便了人與人之間的交流，促進了社會的發展。

二、郵件軟件和聊天軟件的區別

聊天軟件，核心是“聊天”，對應的是“說話”；

郵件軟件的核心是“信”，對應的是“寫”。

電子郵件是提高管理水平的重要體現。管理的改善對整個公司都有好處。

(一)對中層管理者的好處

中層管理者最怕背后中傷。凡事都有風險，雖然有時候風險很低。出了問題總要有人承擔責任，郵件可以明確誰該負責。

(1)電子郵件的第一個特點是留下集中記錄，規避風險。即使企業沒人用郵件，你也要帶“郵件思維”。

(2)電子郵件的第二個特點:電子郵件的記錄幾乎不能被篡改。

所以，郵件證據是職場法寶。職場打架不是街頭打架，一定要有真憑實據。

(3)電子郵件的第三個特點是搜索速度極快。

聊天軟件的證據往往散落在不同的溝通對接過程中，截圖累死人。截圖后要整理順序，找邏輯。萬一對方說你的截圖不完整，斷章取義，你要回去補充。

只有電子郵件可以即時呈現所有證據，還可以按主題查看、按關鍵詞搜索或按時間顯示。很清楚，很明確，聚合度很高，撒謊沒什么好隱瞞的。

(4)電子郵件的第四個特點是，即使對方不承認，也不會害怕說沒看到。

這就涉及到職場潛規則:只要郵件發了，就默認收到并看到。

因為郵件不像聊天，沒有很多不相關的信息。電子郵件是一個主題，它很明顯就在那里。

職場人如果不查工作郵件，基本等同于不上班，這個責任是逃不掉的。

這也讓常見的“群內信息不多不知道”失效了。

國外公司也有企業級的聊天工具，比如slack，但重要的還是要通過郵件去，只為留下清晰快捷的證據。

不一定要挖坑，但一定可以保護好自己。職場如戰場，太多人被飛箭射中。

如果說留下證據是被動防御，那么郵件的“抄送”功能就是一種戰術布局，帶有主動性質。

(5)電子郵件的第五個特點是抄送，這是聊天工具很難做到的。

在聊天工具里讓大家看，很麻煩，需要各種各樣的人。再說拉一堆人進來看你們倆吵架，沒人心情好。你說的每一句話都有道理，但在外人看來，你們只是在吵架，誰也不是好東西。

而且郵件可以復制給一群人，你的領導，對方的領導，還有隔壁業務相關的同事，完全不吸引群。圍觀的力量有時候是很強大的。

“抄送”的作用，說白了就是告訴對方，你不需要為此負責，也不需要動手，但是請知道，請做見證人。

【工作做的好，抄抄的巧，做的精，抄抄的甩不掉】

(6)電子郵件的第六個特點:如果抄送功能還是光明正大的，而且雙方都能看到是誰抄的，那么電子郵件的第六個特點可以稱之為職場隱藏武器，那就是“密件抄送(Bcc)”。

因為對方看不到你參與了多少人。

如果你認為沒有大領導看著，你就敢胡說八道，滿口地址不明，卻不知道對方已經把郵件發給大老板了，最后你會搬起石頭砸自己的腳。

(二)對基層的好處

在中國，對效率的終極追求，對標準化管理的刻意弱化，其實是管理者的刻意為之，以便更好地控制員工。

電子郵件有利于員工；網上聊天對經理們有好處。

郵件對員工的好處，第一個層面，在于對時間的控制。

很多時候，郵件并不需要馬上處理，而是可以形成一個緩沖空間，保護整個工作時間。這個其實很重要。

現在大部分的作品都需要精心的創作或者深入的思考才能出彩。這個時候，我最怕被人打斷。

一件你原本擅長的事情，如果在執行的過程中不斷被打斷，你會崩潰，然后生氣，最后毀了它。

電子郵件形成的緩沖空間保護了整個工作時間。信息收到了，任務擺在那里。慢慢來處理。

這并不是降低工作效率，而是形成一種類似于課表的制度。不用隨時在群里回復“收到”，也不用被聊天提示搞得緊張兮兮。

沒有頻繁的中斷，形成了更適合員工高效產出的時間緩沖層，本質上更有利于整體效率的提升。

第二個層次是能夠界定工作和生活的界限。

大多數人的聊天工具都是親戚朋友父母領導同事，很雜；

電子郵件，尤其是公司郵件，都是關于同事的，他們來上班，發東西。

在聊天工具里，消息是晚上來的?？赡苁桥笥严氤韵?，男朋友想約看電影。更可怕的是，同事突然把文件倒掉，領導突然打來電話。

很多人對聊天工具的提示音感到緊張，這是他們害怕的。

然而，電子郵件是堆起來隨便發的。反正第二天上班就處理了，不會有連環殺人的感覺。

第三個層面是溝通效率。

聊天工具很好聊，一般不會長篇大論，除非到了寫告別詞的時候。

這樣寬松的環境，必然導致信息密度低。首先，用五六個聲音來回發送幾十條消息是很正常的。

電子郵件，因為是正式的，所以更完整，事情也更清楚。

把事情的前因后果列出來，說清楚，表格插畫，比較適合工作中復雜的對接。

表達比較完整，求的時候想明白。

對于管理者來說，沒有辦法邊聊天邊完善思路，召開兩個小時的會議只是為了幫領導整理思路的場景消失了。

很多時候，企業的管理層通過人力資源的濫用(各種無意義的會議、加班)來掩蓋戰略上的懶惰。

對電子郵件的忽視往往是自上而下的，只是為了掩蓋這種濫用。

當然也有歷史慣性因素。很多公司都是從小到大成長起來的，早期的聊天思維可以支撐工作的復雜程度。體量大了，部門就麻煩了，不想換。

這是工作模式的退化，至少，是不匹配的。

(3)對最高管理層的好處

郵件思維的本質是公開和記錄的，即使是大老板如果需要也可以繞過管理層直接查詢，破壞了信息壟斷帶來的優勢。

聊天工具縮小，可以加強管理層的信息壟斷。運行人員是鐵打的管理者，這種對信息的集中控制可以強化管理者的權威。

職場中的每個人都會經常有疑問。為什么領導不把事情說清楚？

因為，我不想說清楚，我說不清楚，我不敢說清楚。

解釋清楚，對員工最好；如果不懂，對領導來說是最好的，也是最安全最穩定的。

郵件思維，重在清晰；

聊天思維，喜歡模糊。

其實你仔細看就會知道，真正的公司大老板，特別喜歡發公開信，一次寫清楚，仔細打磨。這就是郵件思維；

中層和基層管理者，他們的利益與標準公司的利益并不完全一致，他們更喜歡能夠構建信息護城河的聊天思維。

所以無論面子還是里子，管理者都討厭員工用電子郵件。

從好的方面來看，這關乎效率。但里子里，其實是權威和信息不暢的問題。

一個公司高管面對的盤子更大，領域更多，要考慮的事情也更多。如果只是聊天獲取信息，效率很低，也很難抓住重點。

通過聊天獲取信息是非常低效的。很多人在用聊天表達自己的時候抓不住重點，繞了一大圈也不知道在說什么，浪費時間。通過寫作來表達，非常容易剔除無用信息，抓住重點。

因此，真正高效的高管應該摒棄充斥著大量垃圾信息、無用信息和低密度信息的聊天模式進行管理，使用集中、高效、準確的電子郵件進行重要溝通。

當然，也不能完全依賴一種方式。除了郵件、報告、舉報等正規途徑，還要通過聊天、采訪、現場走動、調查統計甚至小道消息等多種途徑獲取信息。所謂聽清楚了。

第四，總結

電子郵件對每個人都有好處，但在中國很少使用，原因如下:

首先是因為習慣。

我不想改變我的習慣，包括思維習慣，交流習慣，聊天習慣。但是管理的提高必然會帶來變化。如果你從來不想改變，你就會一直停留在原地，甚至倒退。

第二是因為對學習的抵觸。

電子郵件的收、發、抄送、密件抄送、分類，操作起來非常簡單，比用微信簡單，但不管多簡單，還是要學點新東西，哪怕只需要3分鐘。而且很多人極其抗拒學習新的東西，所以很多人抗拒使用。

第三是因為對思維的抗拒。

聽、說、讀、寫是最簡單最省力的，其次是說、讀、寫。寫作是最高層次的表達，需要認真、細致、全面的思考。

很多人非?？咕芩伎?，喜歡聽，喜歡輕松地說。但聽說是最低效的交流，信息密度極低，信息損失巨大。隨著事件復雜程度和時間跨度的增加，這種方式已經完全不能支持了。所以必須進化到讀寫層面，這是必然趨勢。

如果你想提升自己的職場價值，拓展自己未來的道路，提升公司的管理水平，實現良好的公司治理，郵件，或者說郵件思維，是優秀個人和企業必不可少的配置。

(完)